5 astuces pour réussir votre événement.
Quelle est la structure de base d’un événement réussi? Que devriez-vous considérer avant d’organiser un événement pour éviter les erreurs? Dans cet article, nous vous guiderons à travers les étapes de base du processus de planification d’événements.
Le succès prend plus que l’exécution. Les organisateurs d’événements sont extrêmement préparés à faire face à tous les défis qui se présenteront inévitablement au cours du processus de planification d’événements. Il est facile de passer à la tactique et d’oublier que, sans stratégie, les choses iront inévitablement mal. Les 5 éléments suivants ne sont en aucun cas exhaustifs, mais peuvent vous donner une idée précise des éléments de base à prendre en compte pour la réussite de votre événement.
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Définir le but et le format
Cela semble assez évident, mais il vaut la peine d’avoir une approche critique de la question. Formulez votre objectif aussi précisément que possible: voulez-vous transmettre les connaissances aux participants? exprimer sa gratitude aux partenaires; collecter des fonds pour un projet ou offrir aux clients un plaisir esthétique? Le format de l’événement dépend de la réponse: son concept, son calendrier et sa durée, la répartition des rôles au sein de l’équipe, l’aménagement du hall, la restauration et le son.
Essayez de ne pas rester coincé dans les formats traditionnels. Jetez un coup d’œil à «unconference», PechaKucha, format TED, brunchs thématiques, événements en ligne, événements en plein air. Ce qui compte, c’est que votre format aide à atteindre l’objectif de l’événement.
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Prêtez suffisamment d’attention à la planification
Le plan devrait inclure la logistique, le contenu et la promotion de l’événement. Créez un document accessible à l’ensemble de l’équipe où chaque membre pourra voir les tâches des autres et avoir une vue d’ensemble. Commencez par préparer une liste des tâches principales, puis développez-les de manière aussi détaillée que possible sous la forme d’étapes spécifiques à effectuer. Il est important de définir le calendrier dans le plan: le temps requis pour effectuer une tâche. Il est souvent sous-estimé et la préparation se déroule plus lentement que prévu.
Vous pouvez utiliser des modèles Google, des programmes tels que Trello, Asana, Podio, pour la planification. Même un simple Excel ne vous laissera pas tomber.
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Rédigez votre budget en tenant compte des situations imprévisibles
Regardez la liste des tâches et reflétez-les dans votre budget. Il est également intéressant de penser à une réserve en cas de situations imprévisibles. Par exemple, il y a eu un incident dans mon travail lorsqu’il a plu le jour d’un événement en plein air. Nous avons immédiatement dû changer d’emplacement et transporter tout le matériel et le mobilier. Mieux vaut penser à ces choses à l’avance et s’y préparer financièrement.
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Parlez de votre événement à votre public
Ne sous-estimez pas le temps nécessaire à la promotion d’un événement. Le type d’événement, son public cible, les ressources internes et le budget déterminent votre approche marketing. Lorsque vous choisissez vos partenaires médias, concentrez-vous sur ceux qui ciblent votre public. Il est préférable d’avoir quelques partenaires ciblés plutôt que de parler de l’événement à presque tout le monde.
Il est également important de créer un message clé qui sera diffusé sur tous les canaux. Assurez-vous qu’il est bref et qu’il transmet fidèlement l’idée de l’événement à votre public.
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Effectuer un dernier contrôle 24 heures avant l’événement
Assurez-vous d’avoir informé les participants de la marche à suivre, d’inviter tous les invités importants et d’avoir préparé le matériel imprimé, ainsi que le contenu audio et vidéo. Vérifiez si chacun comprend ses tâches et ses responsabilités et si l’espace est prêt. À cette fin, vous pouvez rédiger une liste de contrôle, comme celle-ci.
Une liste de contrôle similaire peut être rédigée pour la préparation de la vérification le jour de l’événement: si tout est en place, fonctionne, est fait à temps.
Assurez-vous d’imprimer le programme de l’événement et de laisser une copie à chaque membre de l’équipe et aux bénévoles. De plus, donnez à chacun le numéro de téléphone principal du contact pour la communication en cas d’urgence.
Une fois l’événement terminé, vous devez toujours procéder à une évaluation approfondie pour en déterminer le déroulement – ce qui s’est bien passé ou non, que vous ayez atteint vos objectifs et si les participants étaient satisfaits. Grâce à ces informations, vous pouvez également alerter la presse pour renforcer la notoriété de votre marque.
Les évaluations de post-production sont essentielles pour la réflexion des entreprises et pour informer la stratégie future. Et si l’événement a été un succès, vous pouvez commencer à planifier votre prochain événement!
